Przed rozpoczęciem działalności gospodarczej (zaistnieniu pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu), należy w Urzędzie Skarbowym złożyć druk NIP-1. Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) służy do identyfikacji podmiotów płacących podatki w Polsce. W przypadku działalności prowadzonej przez osobę fizyczną prywatny numer NIP staje się numerem NIP firmy. Jeżeli nie posiada się Numer Identyfikacji Podatkowej, do składanej dokumentacji należy dołączyć wypełniony druk NIP-4. Naczelnik urzędu skarbowego wydaje decyzję o nadaniu NIP nie później niż w terminie 1 miesiąca od daty złożenia wniosku. Obecnie zgłoszenie do Urzędu Skarbowego następuje w oparciu o wniosek EDG-1 (EDG-1) składany do Urzędu Miasta/Gminy o wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej.
    Jeżeli przedsiębiorca jest osobą fizyczną mającą miejsce zamieszkania na obszarze działania innego Urzędu Skarbowego niż ten na obszarze którego prowadzona będzie działalność gospodarcza, musi on dokonać zgłoszenia w obu urzędach. W Urzędzie Skarbowym miejsca zamieszkania będzie rozliczał się z podatku dochodowego od osób fizycznych, w Urzędzie Skarbowym miejsca prowadzenia działalności będzie rozliczał z kolei podatek VAT. Druk NIP-3 składają z kolei osoby, które prowadzą działalność gospodarczą jako osoby fizyczne w ramach spółek nie posiadających osobowości prawnej.

Dokonując rejestracji firmy w Urzędzie Skarbowym dokonuje się również wyboru w jakich terminach i jakie deklaracje podatkowe będzie się składało. Ponadto dokonuje się wyboru formy opodatkowania podatkiem dochodowym. Do ustalenia opłacalności wyboru formy opodatkowania niezbędna jest odpowiednia znajomość wskaźników ekonomicznych związanych związanych z funkcjonowaniem firmy. (Chodzi tu głównie o stosunek przychodu i kosztów uzyskania przychodu.)

FORMY OPODATKOWANIA PODATKIEM DOCHODOWYM

> karta podatkowa
> ryczałt ewidencjonowany
> księga przychodów i rozchodów (zasady ogólne)
>>> podatek liniowy


    W urzędzie skarbowym należy zadeklarować, czy firma będzie VAT-owcem (płatnikiem podatku VAT), czy też nie. Firmy prowadzone przez osoby fizyczne początkowo automatycznie są zwolnione z rozliczania tego podatku (tzw. zwolnienie podmiotowe). Podstawowym warunkiem skorzystania ze zwolnienia podmiotowego jest: u podatników kontynuujących działalność:
- nie przekroczenie wartością sprzedaży w poprzednim roku podatkowym limitu ustawowego - w roku 2010 i 2011 mamy okres przejściowy ze specjalnymi zasadami, opisanymi poniżej;
- nie przekroczenie wartością sprzedaży w trakcie roku podatkowego limitu z danego roku - w roku 2010 kwoty 100'000 zł, a w roku 2011 i w latach następnych 150'000 zł.
- u podatników rozpoczynających działalność w bieżącym roku podatkowym przewidywana przez podatnika wartość sprzedaży nie może przekroczyć, w proporcji do okresu prowadzonej sprzedaży, kwoty limitu określonego niżej (np. przy sprzedaży w okresie 22.11-31.12.2005 limit wyniesie 40/365 x wartość limitu). Limit ten w roku 2010 wynosi 100'000 zł, a w roku 2011 150'000 zł.

W 2010 r. podatnicy, u których łączna wartość sprzedaży opodatkowanej w 2009 r. była wyższa niż 50.000 zł i nie przekroczyła 100.000 zł, mogą skorzystać ze zwolnienia podmiotowego, pod warunkiem pisemnego zawiadomienia o tym zamiarze naczelnika urzędu skarbowego w terminie do dnia 15 stycznia 2010 r.

Zatem jeśli podatnik prowadzący działalność gospodarczą VAT przez cały rok 2009 w roku 2009 przekroczył 50'000 zł i w związku z tym uzyskał status podatnika VAT czynnego, ma prawo powrócić do zwolnienia podmiotowego w 2010 r. - jeżeli nie przekroczył limitu 100'000 zł i jeżeli złożył oświadczenie w urzędzie skarbowy.

    Aby firma mogła stać się podatnikiem podatku VAT należy złożyć w Urzędzie Skarbowym druk rejestracyjny VAT-R (zgłoszenie rejestracyjne w zakresie podatku od towarów i usług). Opłata za rejestrację tego rodzaju wynosi w roku 2010 około 200 zł.

    Urząd Skarbowy potwierdza zgłoszenie, wydając w tej sprawie decyzję administracyjną (VAT-5). Jeśli dane objęte tym zgłoszeniem się zmienią - trzeba je zaktualizować w terminie 7 dni.
    Jeśli planujesz prowadzenie transakcji handlowych z kontrahentami z innych państw Unii Europejskiej należy dodatkowo zarejestrować się w Urzędzie Skarbowym jako podatnik VAT-UE. W tym celu trzeba wypełnić dodatkowy druk VAT-R/UE. Zgłoszenie to jest bezpłatne, urząd potwierdza rejestrację na druku VAT-SUE, a podatnik otrzymuje tzw. numer NIP-UE (ten sam NIP, tylko poprzedzony kodem PL). Formularze VAT-R i VAT-R/UE należy składać łącznie.

Rejestracja firmy dla celów akcyzy

    Jeżeli działalność firmy jest związana z akcyzą (produkcja, import lub sprzedaż wyrobów akcyzowych) rejestracja firmy wymaga udania się do urzędu celnego i złożenia odpowiednich dokumentów. Organem dokonującym rozliczenia akcyzy jest Urząd Celny właściwy dla danego miejsca wykonywania czynności podlegających opodatkowania tym podatkiem. Zgłoszenie tego rodzaju składa się na druku AKC-R przed wykonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu akcyzą. Rejestracja firmy do celów akcyzy wiąże się z opłatą skarbową (około 160,00 zł) Rejestracja zostaje potwierdzona decyzją AKC-5.

Księgowość firmy

    Dokonując rejestracji firmy w Urzędzie Skarbowym należy podjąć decyzję, czy chce się prowadzić księgowość samodzielnie, czy zlecić zewnętrznej firmie (wydatek od 100 do 600 zł miesięcznie, w zależności od ilości księgowanych dokumentów). Prowadzenie księgowości samodzielnie nie jest trudne, ale wymaga pewnej wiedzy na ten temat. Należy pamiętać iż nieznajomość przepisów nie zwalnia od odpowiedzialności. Od odpowiedzialności nie zwalnia również wynajęcie biura rachunkowego, ponieważ dokumenty zatwierdza właściciel, lub uprawniona przez niego osoba własnym podpisem. Wszelka dokumentacja podatkowa pownna znajdować się pod adresem siedziby firmy, lub wskazanego w Urzędzie Skarbowym biura rachunkowego.
    Biuro rachunkowe, które zawodowo, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, trudni się świadczeniem usług księgowych, obowiązane jest posiadać stosowne uprawnienia. Obecnie biuro rachunkowe prowadzić może jedynie: doradca podatkowy, biegły rewident, adwokat, radca prawny, osoba posiadająca wpis na listę osób uprawnionych do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

> przechowywanie dokumentacji księgowej
> kasa fiskalna w firmie