Przed rozpoczęciem działalności gospodarczej (zaistnieniu pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu), należy w Urzędzie Skarbowym złożyć druk NIP-1. Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) służy do identyfikacji podmiotów płacących podatki w Polsce. W przypadku działalności prowadzonej przez osobę fizyczną prywatny numer NIP staje się numerem NIP firmy. Jeżeli nie posiada się Numer Identyfikacji Podatkowej, do składanej dokumentacji należy dołączyć wypełniony druk NIP-4. Naczelnik urzędu skarbowego wydaje decyzję o nadaniu NIP nie później niż w terminie 1 miesiąca od daty złożenia wniosku.
    Jeżeli przedsiębiorca jest osobą fizyczną mającą miejsce zamieszkania na obszarze działania innego Urzędu Skarbowego niż ten na obszarze którego prowadzona będzie działalność gospodarcza, musi on dokonać zgłoszenia w obu urzędach. W Urzędzie Skarbowym miejsca zamieszkania będzie rozliczał się z podatku dochodowego od osób fizycznych, w Urzędzie Skarbowym miejsca prowadzenia działalności będzie rozliczał z kolei podatek VAT. Druk NIP-3 składają z kolei osoby, które prowadzą działalność gospodarczą jako osoby fizyczne w ramach spółek nie posiadających osobowości prawnej.

POTRZEBNE DOKUMENTY

- zaświadczenie o Wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej (oryginał do wglądu i kopia)
- zaświadczenie o nadaniu numeru REGON (oryginał i kopia do wglądu), w przypadku gdy zgłoszenie jest składane za pośrednictwem gminy REGON można podać dopiero w zgłoszeniu aktualizacyjnym
- dokument uprawniający do wykorzystania nieruchomości na terenie której znajduje się siedziba firmy
- dowód osobisty
- umowa rachunku bankowego

Wybór formy opodatkowania

Dokonując rejestracji firmy w Urzędzie Skarbowym dokonuje się również wyboru w jakich terminach i jakie deklaracje podatkowe będzie się składało. Ponadto dokonuje się wyboru formy opodatkowania podatkiem dochodowym. Do ustalenia opłacalności wyboru formy opodatkowania niezbędna jest odpowiednia znajomość wskaźników ekonomicznych związanych związanych z funkcjonowaniem firmy. (Chodzi tu głównie o stosunek przychodu i kosztów uzyskania przychodu.)

FORMY OPODATKOWANIA PODATKIEM DOCHODOWYM

> karta podatkowa
> ryczałt ewidencjonowany
> księga przychodów i rozchodów (zasady ogólne)
>>> podatek liniowy


    W urzędzie skarbowym należy zadeklarować, czy firma będzie VAT-owcem (płatnikiem podatku VAT), czy też nie. Firmy prowadzone przez osoby fizyczne początkowo automatycznie są zwolnione z rozliczania tego podatku (tzw. zwolnienie podmiotowe). Zwolnienie kończy się, gdy obrót firmy przekroczy w roku podatkowym ustalony próg (w 2008 roku próg zwolnienia podmiotowego z podatku VAT wynosi 50 000,00 zł), lecz jeżeli rejestruje się firmę w trakcie roku to próg ten stanowi jedynie 25 000,00 zł.

    Aby firma mogła stać się podatnikiem podatku VAT należy złożyć w Urzędzie Skarbowym druk rejestracyjny VAT-R (zgłoszenie rejestracyjne w zakresie podatku od towarów i usług). Opłata za rejestrację tego rodzaju wynosi w roku 2008 około 180 zł.

    Urząd Skarbowy potwierdza zgłoszenie, wydając w tej sprawie decyzję administracyjną (VAT-5). Jeśli dane objęte tym zgłoszeniem się zmienią - trzeba je zaktualizować w terminie 7 dni.
    Jeśli planujesz prowadzenie transakcji handlowych z kontrahentami z innych państw Unii Europejskiej należy dodatkowo zarejestrować się w Urzędzie Skarbowym jako podatnik VAT-UE. W tym celu trzeba wypełnić dodatkowy druk VAT-R/UE. Zgłoszenie to jest bezpłatne, urząd potwierdza rejestrację na druku VAT-SUE, a podatnik otrzymuje tzw. numer NIP-UE (ten sam NIP, tylko poprzedzony kodem PL). Formularze VAT-R i VAT-R/UE należy składać łącznie.

Rejestracja firmy dla celów akcyzy

    Jeżeli działalność firmy jest związana z akcyzą (produkcja, import lub sprzedaż wyrobów akcyzowych) rejestracja firmy wymaga udania się do urzędu celnego i złożenia odpowiednich dokumentów. Organem dokonującym rozliczenia akcyzy jest Urząd Celny właściwy dla danego miejsca wykonywania czynności podlegających opodatkowania tym podatkiem. Zgłoszenie tego rodzaju składa się na druku AKC-R przed wykonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu akcyzą. Rejestracja firmy do celów akcyzy wiąże się z opłatą skarbową (około 160,00 zł) Rejestracja zostaje potwierdzona decyzją AKC-5.

Księgowość firmy

    Dokonując rejestracji firmy w Urzędzie Skarbowym należy podjąć decyzję, czy chce się prowadzić księgowość samodzielnie, czy zlecić zewnętrznej firmie (wydatek od 100 do 600 zł miesięcznie, w zależności od ilości księgowanych dokumentów). Prowadzenie księgowości samodzielnie nie jest trudne, ale wymaga pewnej wiedzy na ten temat. Należy pamiętać iż nieznajomość przepisów nie zwalnia od odpowiedzialności. Od odpowiedzialności nie zwalnia również wynajęcie biura rachunkowego, ponieważ dokumenty zatwierdza właściciel, lub uprawniona przez niego osoba własnym podpisem. Wszelka dokumentacja podatkowa pownna znajdować się pod adresem siedziby firmy, lub wskazanego w Urzędzie Skarbowym biura rachunkowego.
    Biuro rachunkowe, które zawodowo, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, trudni się świadczeniem usług księgowych, obowiązane jest posiadać stosowne uprawnienia. Obecnie biuro rachunkowe prowadzić może jedynie: doradca podatkowy, biegły rewident, adwokat, radca prawny, osoba posiadająca wpis na listę osób uprawnionych do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

> przechowywanie dokumentacji księgowej
> kasa fiskalna w firmie