Kasę rejestrującą fiskalną muszą mieć firmy sprzedające towary i usługi klientom osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym. Taki obowiązek wynika z ustawy o VAT.

Zwolnienia z obowiązku posiadania kas fiskalnych

    Wysokość obrotu to obecnie podstawowe kryterium zwolnienia. Urządzeń fiskalnych nie muszą instalować firmy, których sprzedaż detaliczna nie przekracza 40 tys. zł. U podatników VAT chodzi o sprzedaż netto (bez VAT). Zwolnienie to traci moc po upływie dwóch miesięcy - licząc od pierwszego dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym sprzedaż przekroczyła ten limit. Zasadniczo zwolnieni są z tego obowiązku wszyscy podatnicy korzystający z podmiotowego zwolnienia z podatku VAT.
    Niższy limit obowiązuje nowe firmy, czyli w pierwszym roku prowadzenia działalności. Wynosi on wtedy 20 000,00 zł a zwolnienie obowiązuje tylko do dnia przekroczenia tej kwoty.
    Kas nie muszą posiadać niektórzy podatnicy opłacający podatek dochodowy w formie karty podatkowej (np. ślusarze, mechanicy maszyn rolniczych, szewcy), o ile nie zatrudniają pracowników (z wyjątkiem małżonka). Oraz firmy sprzedające towary w systemie wysyłkowym za które zapłata w całości następuje na rachunek bankowy podatnika, nie mają obowiązku stosowania kas fiskalnych. Paragonów nie muszą również drukować automaty do sprzedaży towarów.

Najnowsze przepisy dotyczące obowiązku posiadania kas fiskalnych (lata 2011/2012)

    Obrót za pomocą kas fiskalnych muszą bezwzględnie ewidencjonować podatnicy świadczący:
- sprzedaż gazu płynnego,
- przewozy pasażerskie, samochodowe, zarówno gdy są to kursy regularne jak i nieregularne,
- usługi taksówkarskie,
- sprzedaż silników spalinowych tłokowych, wewnętrznego spalania, typu stosowanego w pojazdach mechanicznych (PKWiU 34.10.1), nadwozi do pojazdów mechanicznych, przyczep i naczep (PKWiU 34.2), części i akcesoriów do pojazdów mechanicznych i ich silników (PKWiU 34.3). Warsztaty samochodowe nie muszą jednak mieć kas fiskalnych gdy sprzedawane towary są montowane przez nich w samochodzie, ponieważ w takim przypadku świadczą usługę, a nie sprzedają towary. Urzędy skarbowe wymagają aby na fakturze za usługę naprawy, nie wyszczególniać sprzedawanych części samochodowych, aby nie utracić prawa do zwolnienia.
- sprzedaż sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten, (ex PKWiU 32), oraz sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego, (ex PKWiU 33.40.3). Sprzedaż używanego telefonu, telewizora, nawet gdy jest to pojedyncza transakcja powinna być zaewidencjonowana na kasie rejestrującej.
- sprzedaż wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali – wykaz w załączniku do rozporządzenia w sprawie faktur. Sprzedaż biżuterii ze srebra zawsze musi być ewidencjonowana na kasie rejestrującej nawet gdy jest to działalność sezonowa. - sprzedaż nośników nagranych, z zapisanymi danymi lub zapisanymi pakietami oprogramowania komputerowego (w tym również sprzedawanych łącznie z licencją na użytkowanie): płyt CD, płyt DVD, kaset magnetofonowych, taśm magnetycznych (w tym kaset wideo), dyskietek, kart pamięci, kartridży. Kiosk który sprzedaje filmy na płytach DVD, czy nagrane płyty CD musi mieć więc kasę fiskalną. Dotyczy to również sprzedaży na straganach.
- dostawa wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU.
- sprzedaż wyrobów tytoniowych (PKWiU 16.00), napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez względu na symbol PKWiU. Obowiązek ten nie dotyczy podatników, którzy sprzedają alkohol lub tytoń na pokładach statków. Pracodawca jeżeli sprzedaje lub przekazuje nieodpłatnie towary wymienione w pkt 4-7 pracownikom, a przekazanie to podlega VAT, może korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania na kasie rejestrującej, pod warunkiem, że nie jest na podstawie innych przepisów zobowiązany ewidencjonować obrót na kasie rejestrującej.

Ulga na kasę fiskalną

    Firmy instalujące kasy w odpowiednim czasie i dochowujące wszelkich wymogów, otrzymują zwrot połowy poniesionych wydatków. Ulga ta przysługuje tylko na zakup kas zgłoszonych przed rozpoczęciem ich stosowania. Ulga polega na odliczeniu od VAT należnego połowę ceny netto zakupu każdej kasy zgłoszonej na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania. Odliczenie z tytułu kupna jednej kasy nie może jednak przekroczyć 2500 zł. Dotyczy ono również zakupu kas zintegrowanych w jednej obudowie z taksometrem. Co ważne ulga z tytułu zakupu kasy nie przeszkadza w zaliczeniu całej wartości kasy do kosztów uzyskania przychodów. Warunkiem skorzystania z ulgi na kasy fiskalne jest złożenie do właściwego urzędu skarbowego pisemnego zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących, które podatnik zamierza stosować, i miejscu (adresie) ich używania. Trzeba to zrobić przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania.
    Podatnicy muszą zwrócić kwotę ulgi przyznanej z tytułu kupna kasy, jeśli w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestaną jej używania, zaprzestaną działalności lub nie dokonają w obowiązującym terminie zgłoszenia do obowiązkowego przeglądu technicznego.

> przechowywanie dokumentacji księgowej
> karta podatkowa
> ryczałt ewidencjonowany
> księga przychodów i rozchodów (zasady ogólne)
>>> podatek liniowy